Hoe SnelStart 90% van het onboardingsproces automatiseerde en 25 uur per week bespaart

SnelStart, al meer dan 40 jaar pionier in administratiesoftware, ondersteunt ruim 140.000 klanten met innovatieve, gebruiksvriendelijke oplossingen. En die oplossingen gaan verder dan alleen boekhouden. SnelStart biedt een compleet pakket aan software dat diverse bedrijfsprocessen automatiseert, zodat ondernemers zich kunnen focussen op wat echt belangrijk is.Om dit te realiseren met een sterk groeiend personeelsbestand werd uniforme, efficiënte onboarding essentieel. Robbin van Wolferen, Senior Medewerker Kwaliteit bij SnelStart, stond voor de uitdaging om het inwerkproces te stroomlijnen voor het groeiende personeelsbestand. Met zijn focus op kwaliteit en uniformiteit zocht hij naar een oplossing die consistente kennisoverdracht en efficiënte onboarding zou garanderen. Studytube bleek hierbij de ideale partner.

‍

Met het alles-in-één-leerplatform van Studytube zorgt SnelStart nu sinds 2021 voor:

• Onboarding
• Compliance
• Kennisdeling
• Up- en reskilling
• Persoonlijke ontwikkeling

‍

Van tijdrovende klassikale trainingen naar efficiënte digitale onboarding

SnelStart kampte met een inefficiënt, omslachtig onboardingsproces dat vooral afhankelijk was van fysieke klassikale trainingen. Het organiseren van de benodigde trainingen werd door de snelle groei van de organisatie en het stijgende aantal nieuwe medewerkers werd bovendien niet alleen tijdrovend, maar ook kostbaar. Het was namelijk niet makkelijk om de voortgang van elke medewerker nauwkeurig te monitoren, met inconsistenties in kennisoverdracht tot gevolg. En het was ook lastig om de trainingen continu aan te passen aan de razendsnelle innovaties in de IT-branche. 

Dit alles leidde tot een aanzienlijke belasting voor veel medewerkers bij SnelStart: meerdere collega’s waren immers steeds intensief betrokken bij het begeleiden van de groeiende groep nieuwkomers. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen, was er dus een dringende behoefte aan digitalisering en automatisering om tot  efficiënte en schaalbare onboardingstrajecten te komen. . Vooral uniformiteit was daarbij voor SnelStart van belang.

Robbin van Wolferen, Senior Medewerker Kwaliteit bij SnelStart licht toe: “Bij SnelStart streven we naar een gedeelde missie en visie, zodat iedereen weet waarom we doen wat we doen. Het is cruciaal dat we ons niet als eilandjes opstellen, maar als een verenigd geheel. Dit versterkt niet alleen de medewerkerstevredenheid, maar ook onze gezamenlijke kracht. Samen vormen we één team met één doel.”

70 eigen trainingen en 90% automatisering dankzij AI-ondersteunde Auteurstool

Studytube bracht de oplossing. Hiermee kon SnelStart overstappen op digitale trainingen en werden fysieke bijeenkomsten vervangen door flexibel te volgen leerlijnen. Allemaal ondersteund door een uitgebreid systeem van automatische triggers en werkstromen. Met name de Auteurstool met AI-co-piloot bleek van ongekende waarde. SnelStart maakte met deze tool snel en eenvoudig meer dan 70 eigen trainingen, die eenvoudig kunnen worden aangepast aan de laatste productvernieuwingen. Robbin van Wolferen: “Voorheen was kennisoverdracht een één-op-één proces. Dankzij de Auteurstool met AI van Studytube ontwikkelen we nu algemene trainingen over bijvoorbeeld internetverbindingen en e-mailprotocollen. Daarnaast maken we specifieke trainingen op maat voor onze eigen organisatie. We experimenteren met AI om de trainingen te verrijken, continu te verbeteren en uniformiteit en didactische kwaliteit te waarborgen.” 

 Waar er voorheen tot twee medewerkers 40 uur per week bezig waren met begeleiden, het geven van trainingen en het beantwoorden van vragen, is dit nu teruggebracht tot slechts 15 uur per week. Het LMS biedt namelijk real-time inzicht in de voortgang van elke medewerker, waardoor gerichte ondersteuning mogelijk is. Het volledige onboardingsproces is nu voor circa 90 procent geautomatiseerd – een significante verbetering die niet alleen tijd bespaart, maar ook kwaliteit en consistentie garandeert.

Van Wolferen: “Als een medewerker significant langer over trainingen doet dan gemiddeld, of herhaaldelijk een quiz moet overdoen, gebruiken we deze informatie uit het LMS om gericht problemen aan te pakken en bij te sturen. Hierdoor kunnen we erop vertrouwen dat elke medewerker na het inwerktraject de nodige vaardigheden bezit om met vertrouwen hun werkzaamheden uit te voeren.”

25 uur per week bespaard en medewerkers sneller operationeel

De digitalisering van het onboardingsproces heeft geleid tot indrukwekkende besparingen en een gestroomlijnde werkwijze. SnelStart bespaart nu 25 uur per week op begeleiding dankzij de verschuiving van klassikale naar digitale trainingen en 1 uur per nieuwe medewerker dankzij het geautomatiseerd toewijzen van trainingen.. De 50 aangemaakte triggers en 40 nieuwe werkstromen zorgen voor een uniforme en efficiënte introductie, waardoor medewerkers sneller operationeel zijn en managers altijd actueel inzicht hebben in de voortgang.

Van Wolferen:  “Elke nieuwe medewerker wordt automatisch aan het juiste team toegewezen, krijgt gepersonaliseerde e-mails en leertaken, en na afronding ontvangen ze zelfs automatische updates over nieuwe leerlijnen. Dit alles gebeurt zonder enige handmatige inspanning van onze kant, wat de efficiëntie en het inzicht in de vaardigheden van medewerkers enorm verhoogt.”

Organisatiebrede productkennis: ontwikkelaars en klantenservice op één lijn

SnelStart zet voor de toekomst in op een sterke basiskennis van hun producten voor álle medewerkers, niet alleen in het Klant Contact Centrum. Ook ontwikkelaars, die niet direct met de producten werken, profiteren hiervan bij het ontwikkelen van nieuwe functies. Zo wordt productkennis organisatiebreed verankerd en optimaal benut. 

Teammanagers denken straks actief mee over aanvullende trainingsbehoeften, zodat zowel nieuwe als bestaande medewerkers altijd beschikken over up-to-date productkennis. Deze toekomstvisie garandeert dat de hele organisatie continu inspeelt op innovatie en dat iedereen op hetzelfde kennisniveau opereert.

‍
Wil jij ook een efficiënte, geautomatiseerde onboarding realiseren zoals SnelStart? Plan vandaag nog een vrijblijvende demo en ontdek wat Studytube voor jouw organisatie kan betekenen!

‍